Kiedy wysłać zaproszenia na wesele? Terminarz krok po kroku

Przy typowym weselu w Polsce zaproszenia wysyła się zwykle na 2–3 miesiące przed datą ślubu. To wystarczająco wcześnie, żeby goście wzięli urlop i zorganizowali dojazd, a jednocześnie na tyle blisko, żeby nie zapomnieli o terminie.

Termin potwierdzenia obecności ustawcie na 4–6 tygodni przed ślubem. Tyle czasu zwykle potrzebują sala i catering, żeby przygotować ostateczne zamówienie.

Tak wygląda harmonogram, który sprawdza się przy większości wesel:

• 8–12 miesięcy przed ślubem — rezerwacja sali, kościoła lub USC, wstępna lista gości,
• 6–8 miesięcy przed — „save the date” dla gości z daleka i przy ślubie w sezonie,
• 2–3 miesiące przed — wysyłka zaproszeń,
• 4–6 tygodni przed — termin potwierdzenia obecności,
• 2–3 tygodnie przed — przypomnienie osobom, które nie odpowiedziały, i plan stołów,
• tydzień przed — ostateczna liczba gości dla sali i cateringu.

Są sytuacje, w których 2–3 miesiące to za mało. Wyślijcie zaproszenia albo przynajmniej save the date wcześniej, jeśli:

• ślub odbywa się za granicą albo daleko od miejsca zamieszkania większości gości — nawet 4–6 miesięcy wcześniej,
• wesele wypada w długi weekend, wakacje albo w okresie świątecznym,
• wielu gości mieszka za granicą i musi kupić bilety lotnicze,
• planujecie wesele w szczycie sezonu, kiedy goście mają kilka zaproszeń na te same soboty.

Save the date to krótka wiadomość z samą datą i miejscem ślubu, wysyłana przed właściwym zaproszeniem. Nie jest obowiązkowe, ale bardzo pomaga, gdy goście muszą zaplanować urlop lub podróż.

Przy e-zaproszeniu save the date i zaproszenie mogą być tą samą stroną. Najpierw wysyłacie link z datą i miejscem, a harmonogram dnia, menu czy formularz potwierdzenia obecności dodajecie później. Goście zawsze widzą aktualną wersję pod tym samym adresem.

Przy zaproszeniach papierowych trzeba doliczyć czas na projekt, druk i rozwiezienie albo wysyłkę pocztą — zwykle od dwóch do czterech tygodni. Dlatego zamawia się je z dużym wyprzedzeniem.

E-zaproszenie trafia do gości tego samego dnia, w którym wyślecie link. Standardowo przygotowujemy je w 7–14 dni, a w trybie ekspresowym nawet w 72 godziny, więc sprawdza się też wtedy, gdy termin goni.